Wat is een KPI?
Optimaliseer bedrijfsprocessen met effectieve KPI's
Wat is een KPI?
Key Performance Indicators, beter bekend als KPI’s, zijn meetbare waarden die laten zien hoe effectief een organisatie, team of individu presteert in het behalen van bepaalde doelen.
Een KPI kan je zien als een soort kompas dat je helpt om op koers te blijven en succes meetbaar te maken. KPI's kunnen breed zijn, zoals klanttevredenheid of omzetgroei, of juist zeer specifiek, zoals het aantal leads dat wordt omgezet naar betalende klanten.
KPI’s verschillen per bedrijf en branche, en het gaat niet alleen om wat je meet, maar ook waarom je het meet. De kracht van KPI’s ligt in hun vermogen om complexe informatie samen te vatten in eenvoudig te interpreteren gegevens.
Deze gegevens maken het gemakkelijker om gefundeerde beslissingen te nemen, prestaties te monitoren en koers te veranderen als dat nodig is.
Waarom zijn KPI’s belangrijk?
KPI's fungeren als de ruggengraat van doelgericht werken in een organisatie. Zonder duidelijke KPI's is het voor een bedrijf lastig om te bepalen of de initiatieven en acties die het onderneemt, daadwerkelijk bijdragen aan het behalen van de strategische doelstellingen.
KPI's brengen focus en richting, omdat ze helpen om de aandacht te vestigen op wat echt belangrijk is.
Bedrijven die gebruikmaken van KPI's hebben een beter inzicht in hun prestaties, wat hen een voorsprong geeft. Ze kunnen problemen sneller identificeren, trends ontdekken en doelstellingen bijstellen op basis van real-time data.
KPI’s zijn dus niet alleen een maatstaf, maar ook een strategisch hulpmiddel dat organisaties in staat stelt om flexibel en responsief te blijven.
Een ander voordeel van KPI’s is dat ze bijdragen aan transparantie binnen de organisatie. Door KPI’s te communiceren, weet iedereen wat de verwachtingen zijn en waar ze aan moeten bijdragen. Dit bevordert samenwerking, motiveert teams en maakt het eenvoudiger om succes te vieren wanneer doelstellingen worden behaald.
Voorbeelden van KPI's
KPI's zijn er in vele vormen, van omzet en klanttevredenheid tot operationele efficiëntie. Het succes van een KPI hangt af van hoe goed deze aansluit bij de doelstellingen van je organisatie en in welke mate deze meetbaar is.
Denk bijvoorbeeld aan omzetgroei voor sales, klanttevredenheid voor klantenservice, en medewerkersbetrokkenheid voor HR. Door per afdeling specifieke KPI’s vast te stellen, kun je doelgericht werken en heb je direct inzicht in welke gebieden verbetering nodig hebben.
Hieronder staan 6 groepen KPI's. Voor elk domein binnen de organisatie geven we een opsomming van de belangrijkste KPI's. Inclusief een toelichting.
Marketing KPI's
Marketing KPI’s meten de effectiviteit van strategieën en campagnes, geven inzicht in de impact van marketinginspanningen en helpen teams om gerichte verbeteringen door te voeren. Ze maken duidelijk welke kanalen het beste werken en hoe budgetten het meest rendabel kunnen worden ingezet.
Het percentage websitebezoekers dat een gewenste actie onderneemt, zoals een aankoop doen of een formulier invullen. Een hogere conversieratio wijst op effectievere marketingstrategieën en een betere gebruikerservaring.
Sales KPI's
Sales KPI’s evalueren de prestaties van verkoopteams en signaleren verbeterkansen. Ze bieden inzicht in het verkoopproces, klantwaarde en deal-snelheid, waardoor teams hun strategie kunnen afstemmen en gerichter kunnen werken aan hogere conversie en omzet.
Meet de omzet gegenereerd door individuele verkoopmedewerkers. Dit helpt bij het identificeren van toppresteerders en het bieden van gerichte training en ondersteuning aan degenen die mogelijk hulp nodig hebben.
HR KPI's
HR KPI’s meten de impact van personeelsstrategieën op een gezonde en productieve werkomgeving. Ze geven inzicht in medewerkersbetrokkenheid en recruitmentprocessen, wat HR helpt om gericht te werken aan talentbehoud en een positieve werkcultuur.
Financiële KPI's
Operationele KPI's
De productiviteit meet hoeveel output er per uur of per medewerker wordt geleverd. Dit KPI-voorbeeld helpt om processen te optimaliseren en middelen efficiënter in te zetten. Door de productiviteit te verhogen, kan het bedrijf meer waarde creëren met dezelfde middelen.
Voorraadrotatie laat zien hoe vaak de voorraad wordt vernieuwd binnen een bepaalde periode. Een hogere rotatie duidt op efficiënter voorraadbeheer en minder kans op overbodige voorraad, wat kostenbesparend werkt.
Deze KPI meet het percentage producten of diensten dat in één keer zonder fouten wordt voltooid. Dit is belangrijk voor het handhaven van kwaliteit, minimaliseren van verspilling en waarborgen van klanttevredenheid.
Meet het percentage tijd dat machines operationeel zijn zonder storingen. Een hogere uptime duidt op efficiënt onderhoud en productiviteit van apparatuur.
Meet het percentage orders dat correct en zonder fouten is verzameld. Dit helpt de efficiëntie van magazijnbeheer en klanttevredenheid te verbeteren.
Deze KPI toont de energie-efficiëntie van het productieproces, wat helpt bij het reduceren van operationele kosten en bevorderen van duurzaamheid.
Klantgerichte KPI's
De juiste tools zijn belangrijk
Je KPI's opstellen en progressie bijhouden in dashboards, dat kan met HubSpot. Meer weten? Klik dan op de knop.
Kpi's opstellen
Het opstellen van effectieve KPI’s is essentieel voor een organisatie om gericht te kunnen werken en meetbare resultaten te behalen. De SMART-methode helpt om KPI’s duidelijk, haalbaar en doelgericht te formuleren. SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Door KPI’s aan deze vijf principes te toetsen, zorg je ervoor dat je meetwaarden hebt die daadwerkelijk bijdragen aan het behalen van organisatiedoelen. Laten we stap voor stap doorlopen hoe je KPI's kunt opstellen met behulp van deze methode.
1 - Specifiek
Om een KPI effectief te maken, moet deze specifiek zijn. Dit betekent dat je heel duidelijk beschrijft wat je wilt meten. Vage KPI’s kunnen leiden tot verwarring en onduidelijkheid over wat precies gemeten moet worden en hoe. Door een KPI specifiek te maken, kunnen alle betrokkenen begrijpen wat het doel is en hoe ze eraan kunnen bijdragen.
Bijvoorbeeld:
- Slecht geformuleerd: "Verkoop verbeteren."
- Goed geformuleerd: "Het aantal nieuwe klanten verhogen met 15% ten opzichte van het voorgaande kwartaal."
Hier is het doel concreet (aantal nieuwe klanten) en de gewenste uitkomst (15% groei) duidelijk gedefinieerd. Het wordt duidelijk dat de focus ligt op nieuwe klanten, en de kwantitatieve verhoging biedt een heldere richtlijn.
2 - Meetbaar
Een KPI moet meetbaar zijn zodat je voortgang kunt volgen en resultaten kunt evalueren. Met meetbare KPI's weet je precies wanneer je het doel hebt behaald en kun je beter beslissingen nemen over eventuele bijsturing.
Bijvoorbeeld:
- Slecht geformuleerd: "Onze klanten tevreden houden."
- Goed geformuleerd: "De klanttevredenheidsscore verhogen van 80% naar 90% in de komende zes maanden."
In dit geval is de klanttevredenheidsscore de meetbare waarde. Door een KPI meetbaar te maken, zorg je ervoor dat je een specifieke indicator hebt (de score) die laat zien of het doel wordt bereikt. Meetbaarheid maakt het ook mogelijk om in de loop van de tijd bij te houden of de inspanningen daadwerkelijk effect hebben.
3 - Acceptabel
De KPI moet haalbaar en acceptabel zijn voor alle betrokkenen. Dit betekent dat de KPI ambitieus mag zijn, maar ook realistisch en door de medewerkers te behalen binnen de gegeven omstandigheden. Om te zorgen dat een KPI acceptabel is, moeten betrokken teams begrijpen waarom het doel belangrijk is en zich hierachter scharen.
Bijvoorbeeld:
- Slecht geformuleerd: "Omzet verhogen met 200% in één kwartaal."
- Goed geformuleerd: "Omzet verhogen met 20% in het komende kwartaal door uitbreiding van ons klantenbestand en verhoogde cross-selling."
In dit geval is een 200% omzetgroei misschien onhaalbaar en demotiverend, terwijl een doel van 20% realistisch blijft en het team uitdaagt zonder onrealistische verwachtingen. Door het doel acceptabel te houden, zorg je ervoor dat het team zich met enthousiasme inzet en het doel als haalbaar ziet.
4 - Realistisch
Een KPI moet realistisch zijn, wat betekent dat het haalbaar moet zijn binnen de middelen, tijd en mogelijkheden die beschikbaar zijn. Door een realistische KPI op te stellen, zorg je ervoor dat het doel uitdagend blijft zonder onnodige frustratie te veroorzaken. Hierbij is het goed om na te gaan of de beschikbare middelen en het team voldoende capaciteit hebben om de KPI daadwerkelijk te behalen.
Bijvoorbeeld:
- Slecht geformuleerd: "Elke klantcontact binnen vijf minuten beantwoorden met dezelfde bezetting."
- Goed geformuleerd: "90% van de klantvragen beantwoorden binnen één werkdag door extra training en ondersteuning van het klantcontactteam."
In dit voorbeeld is het realistisch dat het team met voldoende training 90% van de klantvragen binnen een dag kan afhandelen. Het oorspronkelijke doel zou waarschijnlijk een te grote druk op het team leggen. Door KPI's realistisch te maken, zorg je dat de organisatie streeft naar verbetering binnen een haalbare grens.
5 - Tijdgebonden
Een KPI moet een duidelijke tijdsperiode hebben waarin het doel behaald moet worden. Dit helpt om focus te behouden en zorgt voor een gevoel van urgentie en motivatie. Daarnaast maakt een tijdsgebonden KPI het gemakkelijker om voortgang te meten en prestaties te evalueren na afloop van de periode.
Bijvoorbeeld:
- Slecht geformuleerd: "Omzet verbeteren door meer klanten te werven."
- Goed geformuleerd: "De omzet verhogen met 10% binnen de komende drie maanden door maandelijkse klantwervingsacties."
De tijdsgebonden KPI zorgt ervoor dat iedereen in het team weet wanneer het doel behaald moet zijn. Het helpt om taken en resources efficiënter in te plannen en maakt het mogelijk om aan het eind van de drie maanden te evalueren of de acties effectief waren.
Hulp bij het verbeteren
Samen kijken naar jullie huidige KPI's of nieuwe opstellen? Neem dan contact op of laat je gegevens achter via de knop hiernaast.
