HubSpot implementatie Winford

Een private school voor het basis en middelbare onderwijs

Winford is een commerciële school voor leerlingen in het basis en voortgezet onderwijs die behoefte hebben aan een meer persoonlijke manier van onderwijs. Met 11 locaties in Nederland die Nederlands- en Engelstalig onderwijs aanbieden is Winford één van de top 5 onderwijsaanbieders op dit gebied.

Geen leads meer door de kieren laten vallen

Winford maakte gebruik van een verouderd CRM systeem. Minder praktisch in gebruik, tijdrovend door het nodige handwerk en weinig overzicht. Met name te weinig functies om grip en zicht te houden op de leads. Tijd voor een nieuw CRM voor marketing en sales. Een oplossing die zorgt voor meer gemak, inzicht en grip. Minder tijd en meer succes.

HubSpot als nieuw CRM

Na een zorgvuldige overweging is er besloten dat HubSpot de beste keuze is als nieuw CRM-systeem. Hierbij viel de keuze op de pro versies voor zowel Marketing als Sales. Om Winford te ondersteunen qua gemak, inzicht en innovatie die nodig is om de doelen te bereiken.

Een school is flink anders dan een B2B organisatie

Een school en hun klanten (ouders en leerlingen) is op onderdelen flink anders dan een B2B. Dat vraagt om een aangepaste inrichting van HubSpot.

In deze HubSpot implementatie hebben we verschillende zaken aangepakt

• Als eerste het hele commerciële proces in kaart gebracht
• Het bestaande proces vervolgens omgebouwd tot het gewenste proces
• Formulieren ontwikkelen en plaatsen op de Umbraco site
• Inrichten funnel en sales automatisering
• Aangepaste gebruiksinterface om specifieke informatie te tonen
• Workflows maken die automatisch Verkoopkansen aanmaken
• Migratie van de data uit het oude CRM (Digitaal Kantoor)
• Specifieke rapportages die diepgaand inzicht geven in de instroom en conversies
• Training van alle gebruikers

HubSpot geeft meer grip, meer inzicht en vraagt minder tijd

De formulieren komen nu niet meer in de mailbox, maar via de workflows direct in de salesfunnel en database terecht. Inclusief automatische taken voor de betreffende personen. Handig, snel en er raakt geen commerciële kans meer buiten het zicht.

De rapportages geven een scherp inzicht waar de verschillende leads en uiteindelijke leerlingen vandaan komen. Handig voor marketing om te weten waar ze hun budget op in moeten zetten. Sales heeft een goed beeld van de conversies binnen de funnel en kan op basis daarvan gericht aan de slag om die te optimaliseren.

Jazeker. Een nieuwe manier van werken is altijd lastig

11 lokale sales teams met een nieuwe manier van werken is wennen. De dagelijkse hectiek op een school maakt het uitdagend om HubSpot goed te gebruiken en de verschillende informatie, contactmomenten en afspraken vast te leggen. De energie, hulp en regelmatige check van het centrale salesteam en een aantal praktische rapportages zijn hier de oplossing om dat elke dag weer een stapje beter te doen.

Uitrollen in stappen

De belangrijkste tip in situaties als deze met verschillende teams en een nieuwe werkwijze is om in stappen uit te rollen. Niet alles in 1 keer. Eerst de basics en daarna stap voor stap verder. Meer informatie vastleggen, nieuwe workflows, extra inzichten, etc.

Leren en verbeteren met de HubSpot rapportages

De volgende stap is om de HubSpot rapportages te verdiepen en meer te gebruiken. Inzichten om de instroom en conversie te verbeteren.

Nu het team steeds beter weet hoe HubSpot werkt kan je stap voor stap meer zaken gaan automatiseren. Dat scheelt tijd en hoef je verder dan geen aandacht meer aan te besteden.

Aandacht die uit kan gaan naar de leerlingen en hun ouders. Om die de persoonlijke aandacht te geven die ze zoeken op een school als Winford.